MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS BASE
DE DATOS .
1. Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior. Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2.013 ·
. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
· Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
· Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. Autorización de la política de tratamiento
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte del Fondo de
Empleados Universidad Mariana – FONMARIANA, en los términos y condiciones recogidos en la misma. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
– Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
– Datos de naturaleza pública.
– Casos de urgencia médica o sanitaria.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
– Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
4. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es el Fondo de Empleados Universidad Mariana – FONMARIANA, cuyos datos de contacto son los siguientes:
· Dirección: CALLE 18 # 34-104 Maridiaz
. Correo electrónico: fonmariana@hotmail.com.
. Teléfono: 7244460 Ext.234.
5.Tratamiento y finalidades de las bases de datos
El Fondo de Empleados Universidad Mariana – FONMARIANA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. Se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas. Empleados Gestionar todo lo relativo con los datos personales con la relación legal empleado y empleador, tales como nómina y prestaciones sociales. Asociados Gestionar los datos personales en lo relativo con la actividad principal de FONMARIANA, como lo es el otorgamiento de créditos, el ahorro de los asociados, servicios por convenios, etc. Ex asociados Se utilizan los datos de los ex asociados que quedan con deuda a favor de FONMARIANA y se requiere su recuperación. Proveedores Se utiliza esta base de datos para gestionar compras propias de bienes y servicios y para facilitar a los asociados la adquisición de los mismos. Codeudores Se utilizan los datos de los ex asociados que quedan con deuda a favor de FONMARIANA y se requiere su recuperación. Empresas Que Generan El Vínculo De Asociación Información propia de cada empresa patronal que tiene el convenio de asociación con FONMARIANA.
6. Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro y para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Los derechos del Titular son los siguientes:
· Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
· Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
– Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
– Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
– Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
– Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
· Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
· Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
7. Atención a los Titulares de datos
la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 7244460 Ext.234 Correo electrónico: fonmariana@hotmail.com.
8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular
8.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, El Fondo de Empleados Universidad Mariana – FONMARIANA, solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Fondo de Empleados Universidad Mariana – FONMARIANA, enviado mediante correo electrónico a fonmariana@hotmail.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 18# 34-104. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
· Nombre y apellidos del Titular.
· Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
· Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
· Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
· Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos.
para recibir la información solicitada:
· Visualización en pantalla.
· Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
· Tele copia.
· Correo electrónico u otro medio electrónico.
· Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA –
FONMARIANA
Una vez recibida la solicitud, FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA – FONMARIANA, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA – FONMARIANA, enviado mediante correo electrónico a fonmariana@hotmail.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 18# 34-104. La solicitud deberá contener lo siguientes datos:
· Nombre y apellidos del Titular.
· Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
·Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección,
supresión, revocación o inflación.
· Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
· Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. EL FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA – FONMARIANA, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Medidas de seguridad
EL FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA – FONMARIANA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por FONMARIANA,
Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
4. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) Bases de datos no automatizadas
1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares.
2. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
3. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.
4. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización. Acceso a datos mediante redes seguras.
Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos Bases de datos no automatizadas
1. Acceso solo para personal autorizado.
2. Mecanismo de identificación de acceso.
3. Registro de accesos de usuarios no autorizados.
4. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.
10. Vigencia
Las bases de datos responsabilidad de EL FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA – FONMARIANA, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, EL FONDO DE EMPLEADOS UNIVERSIDAD MARIANA – FONMARIANA, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido. La presente política de tratamiento permanece vigente desde 01 de enero de 2020.